Mathias Humml · Geschäftsführer hgi systems, Lauterach
Projektzeiterfassung, Angebotserstellung, CRM und Backoffice-Prozesse in einem System.
Persönlich begleitet von Mathias und seinem Team aus Lauterach. Software, die den Vorarlberger Dienstleister versteht – von der Agentur über die Beratung bis zur IT-Firma.
Kundenstory · Sieber Transporte – 600+ Mitarbeitende
Wir haben sie bei über 80 Vorarlberger Dienstleistern erlebt – Agenturen, Beratungen, IT-Firmen – und immer wieder gelöst.
Am Ersten des Monats beginnt die Jagd nach Stundeneinträgen, die ins Wochenende vergessen wurden. Die Projektleitung versucht, aus Excel-Listen nachvollziehbare Rechnungen zu basteln. Vier Tage später gehen die Rechnungen raus – lückenhaft, spät, mit vergessenem Umsatz.
Jedes Angebot wird von Grund auf neu zusammengebaut, Textbausteine werden aus alten Word-Dokumenten kopiert, Preise aus Excel gezogen. Zwei Tage Aufwand für ein Angebot, das der Kunde in 30 Sekunden liest.
Der Vertrieb pflegt das CRM, die Projektleitung nutzt Trello, die Buchhaltung führt eine Excel-Liste, die Beratung hat alles im Outlook. Wenn ein Kunde anruft, sucht jeder in seinem eigenen System – oft ergebnislos.
Urlaubsanträge per Mail, Onboarding-Checklisten in Word, Verträge im Aktenschrank UND im PDF-Ordner. Jeder weiß, dass es so nicht weitergehen kann – aber niemand hat Zeit, etwas zu ändern.
"Das muss nicht so bleiben."
Situation mit uns besprechen →Wie das Transport- und Logistikunternehmen Sieber Transporte seine Werkstättenverwaltung, Zolllager und Academy mit OfficeAssistant und dem hgi EnterpriseFramework digitalisiert hat.
Sieber Transporte · Transport & Logistik – über die Zusammenarbeit mit hgi systems
Das Unternehmen. Sieber Transporte versteht sich als innovativer Partner für maßgeschneiderte Lösungen im nationalen und internationalen Warenverkehr für Industrie- und Handelsunternehmen – mit über 600 Mitarbeitenden.
Die Herausforderung. Eine gesetzliche Veränderung im Zollwesen erforderte ein rasches Konzipieren und Umsetzen der Zollverwaltung. Das parallele Arbeiten an verschiedenen Abteilungslösungen erforderte konsequente Abstimmungen mit den jeweiligen Verantwortlichen.
Die Lösung – Agilität durch Individualität in der Werkstättenverwaltung. Die Softwarelösung auf Basis des ERP-Systems OfficeAssistant umfasst die Prozesse für die Artikel- und Lagerbewirtschaftung sowie die einzelnen Aufträge (Arbeitsauftrag, Lieferscheine, Leistungsabrechnungen). Sämtliche Rechnungsarten werden automatisiert an die Finanzlösung Abacus übergeben. Die Prozessschritte lassen sich über mobile Endgeräte steuern und monitoren.
Zolllagersoftware made in Vorarlberg. Basis für die maßgeschneiderte Zolllagersoftware war das neu entwickelte hgi EnterpriseFramework, durch das die Projektkosten und die Durchlaufzeit gegenüber einer Individualprogrammierung um rund 50 % niedriger waren. Die Software bildet nun alle relevanten Prozesse der Zolllagerverwaltung ab – Wareneingangslagerungen, Umlagerungen, Inventarisierungen, Bewegungsabfragen und Auslagerungen. Über die verschiedenen Nummern und die mitgespeicherten Dokumente wird eine korrekte und effiziente Verarbeitung gewährleistet, wie es die Schweizer Zollverwaltung bereits bescheinigt hat.
Konzentration auf das Wesentliche in der Ausbildung. Sieber sieht die laufende Aus- und Weiterbildung als wichtigen Erfolgsfaktor. Auf Basis des OfficeAssistant ERP wurde die Sieber Academy in wenigen Wochen vollständig digitalisiert – möglich, da OfficeAssistant bereits im Standard eine Kurs- und Seminarverwaltung beinhaltet. Von der Kursanmeldung über die Erfassung der Teilnehmerdaten und die Verwaltung der Kursstammdaten bis zur Kursabrechnung inklusive Zertifikatsausstellung übernimmt OfficeAssistant sämtliche Aufgaben.
Die Gegenwart. Sieber Transporte hat mehrere Hundert Mitarbeitende, die über einen internen Shop vom Büromaterial bis zum LKW-Scheibenwischer alles bestellen können. Die Bestellung läuft direkt in den OfficeAssistant hinein und wird dann in die jeweilige Abteilung bzw. zum jeweiligen Mitarbeiter geliefert und intern abgerechnet.
"Vom Zolllager über die Werkstättenverwaltung bis zum internen Bestellshop läuft heute alles auf einer ERP-Basis – mit dem hgi EnterpriseFramework rund 50 % günstiger und schneller als eine klassische Individualprogrammierung."Sieber TransporteTransport & Logistik · OfficeAssistant ERP + hgi EnterpriseFramework
Die Module, die in der Dienstleistung wirklich den Unterschied machen – ohne Funktionen, die Sie nie nutzen.
Zeiten werden erfasst, wo sie entstehen – am Laptop, am Handy, im Kundentermin. Mit ein, zwei Klicks pro Eintrag. Kein Excel-Marathon am Freitagabend.
Ihre Mitarbeitenden hassen die Zeiterfassung nicht mehr – also passiert sie auch.
Jedes Projekt mit Budget, Zeit-Soll und automatischem Abgleich gegen Ist-Stunden. Sie sehen sofort, wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft – nicht erst nach Quartalsende.
Sie verlieren keine Marge mehr durch unerkanntes Overdelivering.
Aus Zeiterfassung und Projekt-Setup entstehen am Monatsende Rechnungsentwürfe – mit einem Klick freigegeben, mit einem zweiten an den Kunden versendet. Inklusive Stundennachweisen als Anhang.
Vier Tage Monatsabschluss werden zu vier Stunden.
Neue Anfragen, laufende Verhandlungen, gewonnene und verlorene Deals – alles in einer Pipeline. Verknüpfung mit Angeboten, Projekten und Rechnungen. Mobil und offline verfügbar.
Sie wissen jederzeit, was im Vertriebs-Trichter steckt – auch vom Hotelzimmer aus.
Textbausteine, Leistungs-Templates und Preis-Module. In fünf Minuten ein professionelles Angebot zusammenbauen – auch unterwegs am Tablet.
Angebote in zwei Stunden statt zwei Tagen – mit weniger Fehlern.
Alle Verträge, Angebote, Personalakten, Kundendokumente in einer durchsuchbaren digitalen Ablage. DSGVO-konform, versioniert, mit Berechtigungen.
Sie finden in 5 Sekunden, was früher 25 Minuten gedauert hat.
Wir bauen Software, mit der die Menschen, die sie täglich nutzen, tatsächlich gerne arbeiten.
"Ich bin selten dort, wo meine Daten sind – und brauche vor jedem Termin fünf Minuten, um überhaupt den richtigen Stand zu finden."
"Wir verlieren die Hälfte des Tages an Verwaltung – Urlaubsanträge, Onboarding, Vertragssuche – statt an Wertschöpfung."
Die Antworten, die Sie suchen – ehrlich und ohne Verkaufs-Floskeln.
Von der 3-Personen-Beratung bis zur 50-köpfigen IT-Firma – wir kennen die Vorarlberger Dienstleistungslandschaft.
"Wir sind selbst Vorarlberger. Wir kennen den Unterschied zwischen einer 5-Personen-Agentur, die ihre Zeiten in Excel führt, und einer 50-Personen-IT-Firma mit ausgewachsener HR-Abteilung. Wir wissen, wie ein Beratertag wirklich aussieht. Bei Problemen sind wir nicht in einem Callcenter – sondern in 45 Minuten bei Ihnen vor Ort."
In 90 Minuten zeigen wir Ihnen kostenlos, wo in Ihrem Betrieb Zeit verloren geht – egal ob in der Agentur, im Beratungsalltag oder im Backoffice. Und was OfficeAssistant daraus machen würde.
Sehen Sie, wie Sieber Transporte mit 600+ Mitarbeitenden Zollwesen, Werkstatt und internen Shop auf einer ERP-Basis vereint hat.
Wir betreuen Unternehmen aus sechs Schwerpunkt-Branchen – jede mit eigenen Anforderungen.
Filial-Steuerung, Warenwirtschaft, E-Commerce-Anbindung
Projekte, Stunden, Abrechnung – ohne Excel
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Sanfter Übergang von gewachsenen Excel-Lösungen
